Con questo articolo molto semplice vorrei far capire a chi legge come si svolge tutta la procedura che inizia con la convocazione dell'assemblea e si conclude con la redazione del verbale, che è l'atto ufficiale che determina le modalità e i diversi criteri di regolamentazione della vita comune condominiale.
L'assemblea viene convocata con lettera: in tale lettera vengono indicati il luogo e l'ora, il giorno (I e II convocazione), l'ordine del giorno.
La mancanza di uno di questi requisiti determina l'annullabilità della convocazione.
La convocazione normalmente viene fatta mediante lettera raccomandata semplice: la legge 220/12 ha dato la possibilità di convocarla mediante fax e pec, su autorizzazione data a verbale da parte interessata.
Indicare due date ormai è diventata prassi e lo si fa perché è raro che in assemblea venga la totalità dei condomini; ecco che nella seconda, nella quale i quorum sono inferiori, si riesce ad avere il quorum sia costitutivo che deliberitavo per la validità dell'Assemblea.
Una volta convocata l'assemblea, della stessa viene redatto il verbale.
Tale verbale, per essere valido, deve contenere requisiti essenziali: ovviamente il giorno e l'ora, la lista dei presenti personalmente e per delega, tale per il calcolo dei quorum per costituire validamente l'assemblea, sia per la deliberazione dei punti e l'ordine del giorno, così come indicato in lettera di convocazione.
Infine deve contenere il nominativo di un segretario e di un presidente (entrambe le figure possono essere fatte da un terzo, mediante opportuna delega); di prassi l'amministratore può essere segretario, ma non presidente.
Queste due figure una volta finita l'assemblea e dichiarata chiusa la stessa (ora da indicarsi) sottoscrivono il verbale: tale verbale è sottoscritto anche dall'amministratore.
A questo punto l'amministratore farà pervenire il verbale ai condomini, mediante raccomandata con ricevuta di ritorno, salvo accordi diversi presi in fase di assemblea e scritti a verbale, che avranno 30 giorni per proporre eventuali opposizioni e/o impugnarlo.
In definitiva, il verbale rappresenta per il condominio un atto formale nel quale sono indicate le decisioni, ma anche il mezzo attraverso il quale si scrivono le norme comportamentali e di regolamento per il convivere comune.